Sistema GTD

“Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha”. Abraham Lincon

(tiempo de lectura medio estimado: 3 mins)


Siempre he centrado los posts en la eficiencia industrial, con procesos y personal más enfocados a un proyecto fabril con varias piezas y una cadena de producción más tangible. El 100% de formación pero sólo aproximadamente el 25% de mi experiencia laboral va en ese sentido más industrial, ¿pero qué sucede cuando el puesto es más administrativo donde te llegan proyectos distintos y no puedes estandarizar tu tiempo?

Hace unos meses leí un estudio (siento no poder poner las fuentes) que afirmaba que no somos multitarea. No fue una sorpresa, no podemos fijar la atención a varias cosas a la vez, lo que sí podemos es cambiar nuestro foco de atención de forma muy rápida, de tal forma que parece que realmente somos capaces de afrontar varias tareas. En el artículo se sugería un experimento, adoptar tareas en exclusiva durante un par de días, es decir, si estoy redactando un informe, dedicar el tiempo necesario a escribirlo antes de revisar el correo, echar un vistazo al whatsapp o comentar algo a un compañero. Esto, que parece lógico, se convierte en algo difícil en un entorno con muchos estímulos (*).

Hoy esbozo sobre el sistema GTD (Getting Things Done), se basa en 5 puntos básicos que nos permitan organizar nuestro trabajo y no estar de “apagafuegos” en varios proyectos a la vez, sin ser capaz de profundizar lo necesario en cada uno para obtener resultados de calidad de forma eficiente. Si trabajo en alguna empresa obviamente me adapto a lo que ellos pidan, pero el GTD es el que adopto cuanto tengo cierta libertad o trabajo desde casa:

1. Recopilar: Se trata de revisar todas las fuentes potenciales de tareas. Emails, mensajes, lista de tareas de días anteriores, etc.

2. Procesar: La parte más difícil. Lo principal es ir analizando tema a tema, y cerrarlo antes de pasar al siguiente. Existe un diagrama de flujos que nos indica como afrontar las tareas recopiladas. Básicamente es descartar lo que no es procedente, realizar inmediatamente las tareas que duren menos de 2 minutos, delegar aquellas cosas que no podemos hacer nosotros y apuntar las tareas más complejas para posponerlas. De esta forma nos quitamos gran parte de los inputs.

3. Organizar: Una vez nos hemos quitado lo más superfluo, toca atender los asuntos más complejos del día. Las tareas complejas, o proyectos, requieren de varias acciones, es el momento de desglosarlo y apuntar aquellas que puedes ir haciendo ya, o las que tienes que programar (por ejemplo, si alguien debe facilitarte información).

4. Revisar: En el apartado anterior existe la posibilidad de posponer tareas porque dependen de una fecha o de otra persona, hay que comprobar si algo de lo que dejamos pendiente en días anteriores se puede hacer hoy.

5. Hacer: Esto es lo más importante, de nada sirve organizarse si luego no llevamos a cabo el plan de acción con las tareas o subtareas que hemos programado para hoy.

Parece algo tedioso, pero es cuestión de asimilarlo y llevar una rutina. Y, sin duda, no conlleva tanto tiempo como afilar el hacha de Lincon, pero ahorra tiempo de trabajo no productivo y de despistes que acaban por devaluar la calidad de nuestro trabajo.

* Tardo aproximadamente dos horas de trabajo real en buscar información, seleccionar un tema para el post, volver a buscar información, redactarlo y publicarlo. Durante este tiempo, he mirado el móvil 7 veces porque estoy esperando una llamada (como si no estuviera diseñado para sonar). Otro par de veces más lo he cogido porque me han entrado varios mensajes de whatsapp, no lo miro según llegan, pero si suena varias veces le echo un vistazo. Tengo una aplicación que me avisa de los emails que recibo y he recibido una docena de ellos, casi todo spam que he ignorado, pero ha llegado un email de trabajo y he cambiado de pestaña para leer el nuevo email. He prestado especial atención a las microinterrupciones, 14 en dos horas. Menos mal que no uso facebook o twitter.