Excel

"El modo de dar una vez en el clavo es dar cien veces en la herradura." Miguel de Unamuno

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En los últimos meses he ayudado a un familiar con el control de cuentas, seguros y temas administrativos varios. Su idea era hacer unas tablas en Microsoft Excel con el fin de llevar un control muy visual de sus bienes y de la evolución de estos. A mi Excel me gusta si es para hacer cálculos directamente y usar fórmulas que saquen porcentajes, por ejemplo, pero este familiar sólo quería la visualización en formato tabla. Los cálculos los hace de forma manual, de la vieja escuela, y no hay forma de que cambie de opinión.

Dicen que si haces un plan B, es porque tu plan A no te convence, o porque no estás seguro de tu capacidad. Pues yo estoy seguro de mi capacidad, pero me gusta tener un plan B y un plan C. Siempre. En casi todos los aspectos. Dejando de lado que la seguridad al 100% no existe, y que al 99% suele ser muy cara, lo cierto es que es absurdo pretender controlar todos los aspectos ajenos a tus planes, especialmente si estás dando servicio a un cliente o si tienes que interactuar con otras personas.

El plan A era, obviamente, seguir su criterio, aparentemente inamovible. Pero siempre busco alternativas, por si acaso hay alguna forma de hacerlo mejor, más rápido, más barato. Cuando los protocolos son los protocolos, o si tienes poco tiempo y debes dar martillazos a un tornillo, el sistema está cerrado, pero en este caso en particular había margen de mejora y es absurdo no plantearse otros caminos por si sale uno mejor.

El plan B era usar el mismo Excel, pero implementando una serie de macros y formulas que añadiesen funcionalidad a la tabla. El plan C fue esbozar un informe de los que suelo hacer en Word en el que se mezclaban tablas con texto donde, a parte de la potencia visual de la tabla, se pueden añadir párrafos con información extra o con anotaciones importantes. El plan D se me ocurrió en mitad de la noche y lo puse en marcha en plena madrugada, programar un código en JAVA para que una aplicación visual le fuese pidiendo los datos que él quería meter, confirmase con un cuadro de dialogo si la cantidad no estaba dentro de un rango lógico (variaciones superiores al 5% respecto al valor anterior), este los ordenase y lo imprimiese en un documento en formato tabla, misma funcionalidad que el plan A, un poco menos intuitivo en principio pero con un extra de seguridad a prueba de fallos humanos.

No hubo manera. Siempre ha utilizado Excel porque ya te vienen las lineas de la tabla hecha y al final nos quedamos con el plan A, sin funciones ni macros. Un martillo de oro en toda regla.

Martillo de oro

"Cuando la única herramienta que tienes es un martillo, todo problema comienza a parecerse a un clavo" Abraham Maslow.

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La teoría del martillo de oro es curiosa. Es un termino que usa para definir la tendencia a sobreutilizar una herramienta, programa, proceso o protocolo para todas las incidencias o problemas a resolver, independientemente de la naturaleza de estos.

Existen multiples referencias que lo comparan al afán de un niño pequeño al que le das un martillo de juguete y busca cualquier superficie a la que golpear. Este último análisis es un poco simplista, al fin y al cabo, el ser humano tiende a repetir aquello que funciona, si con un martillo consigues clavar un clavo, quizás al ver un tornillo pienses que puede funcionar. Sólo un entrenamiento específico o un análisis minucioso te llevaría a usar un destornillador si no te has enfrentado al problema antes. El ejemplo es un poco difícil de ver porque tenemos muy interiorizado la utilidad del martillo y del destornillador, pero se puede deducir que no siempre es evidente usar una segunda herramienta si no tenemos conocimiento de ella, o resultados verificados previos.

Desde mi punto de vista no deja de ser una trampa cognitiva, y una forma de evitar caer en ella es fortalecer el pensamiento lateral, formas de ver los problemas con diferentes perspectivas y analizar las posibles soluciones fuera de estructuras ya marcadas. Es una habilidad muy útil cuando te enfrentas a problemas que no necesariamente tienen soluciones estandarizadas, que es bastante común en el mundo de la ingeniería. Afortunadamente es entrenable, hay multitud de juegos de mesa y experimentos que nos ayudan a salir de estructuras de pensamiento predefinidas que nos impiden ver posibles soluciones más eficientes.

Ocio en equipo

"Solos, podemos hacer tan poco y, juntos, podemos hacer tanto..." Helen Keller

(tiempo de lectura medio estimado, sin links: 2 mins y 15 segs)

Ya he comentado en varias ocasiones mi afición por los videojuegos, generalmente los que tienen un factor de gestión de recursos y estrategia. Actualmente estoy jugando a uno muy distinto de mis preferencias habituales: Destiny. Es un juego de acción futurista, de la mano de la última generación de consolas.

Hay un modo de juego en el que 2 equipos de 6 jugadores se enfrentan entre ellos en un mapa muy abierto con muchos recovecos y caminos. Al eliminar a un jugador este dejar caer un objeto al suelo y la puntuación final se basa en cuantos objetos enemigos se ha recopilado. Para darle un toque más colaborativo, los jugadores pueden recoger objetos dejados por las bajas de sus propios compañeros para negarle esos puntos al equipo contrario.

La mejor estrategia es avanzar en bloque. Por un lado la superioridad numérica te favorece siempre y decanta la balanza a tu favor, y por otro te permite recoger los objetos caídos de tus compañeros eliminados y privar al equipo contrario de obtener esos puntos. Es básico y casi intuitivo.

Es difícil que coincida con mis amigos, así que de vez en cuando me conecto solo y dejo que los servidores me metan en grupos con desconocidos. Y es aquí cuando uno se cuestiona cosas. La teoría es simple (tras un par de rondas es evidente, aunque no te lo expliquen) y la finalidad es común (ganar). Aunque no nos conozcamos previamente, la fuerza de la dinámica debería ser suficiente para tirar adelante. Trato de pegarme a otros jugadores para intentar funcionar como bloque, ya no digo que cada uno tenga su propia función, pero al menos partir de una base coherente. El 75% de las veces tu grupo se disgrega y no juega como equipo, intentan enfrentarse ellos solos a los contrarios, buscando mejorar sus marcadores personales aunque no les reporte más recompensa que satisfacer su ego. Lo que supone que se pierden el 75% de las partidas y las recompensas por victoria.

Ahora bien, cuando uno coincide con jugadores que saben qué hay que hacer, es gratificante saber coordinarse con gente a la que no conoces, ser un engranaje en la máquina que funciona. Con mis amigos, que llevo compartiendo hobby casi 10 años, ya tenemos unos papeles asignados y no hace falta casi ni hablar durante las partidas. Cada uno conoce como funcionan los demás, cuales son sus defectos y sus puntos fuertes y trata de complementarse. En diferentes niveles de responsabilidad, pero no deja de ser un equipoque sabe donde está la fregona y quien es el más apto en cadamomento para usarla.

Trabajo en equipo

Entrevistador: En este tipo de proyectos es común que las cosas no salgan como se planean porque estamos sujetos a muchos cambios ¿Qué harías si empieza a llover mierda durante el proyecto?

Yo: Asegurarme de saber donde está la fregona.

Fragmento de entrevista personal.

(tiempo de lectura medio estimado: 1 min y 35 segs)

Uno de los problemas más frecuentes a la hora de trabajar en equipo es la compenetración de los integrantes del equipo. Ya no digo equipos internacionales, teniendo que usar otro idioma y amoldarse a otras costumbres (que ya requiere de cierto carácter específico), si no incluso en equipos locales con gente del mismo entorno social y lingüístico.

Siempre hablo de proyectos de determinada complejidad, se de primera mano que un equipo reunido para poner sillas en hileras para un evento no debería tener muchos problemas, pero generalmente cuanto más complejo es un tema, más afloran los retos. Los ritmos de cada uno son distintos, las formas de trabajar difieren, la energía comprometida no es la misma y los intereses no siempre responden al bien común y a la buena ejecución del proyecto. De hecho, la principal función de un buen jefe (llamadlo encargado, coordinador, etc.) es saber engranar a los componentes del equipo para que la maquinaria funcione.

No se puede pretender que tu jefe/jefa sepa hacer exactamente lo mismo que tu, porque para eso supongo que te contrata, pero sí que sepa como organizar el trabajo del equipo para que puedas hacer tu parte, dedicarte a lo que sabes, o tener el tiempo para aprenderlo, además de enfocar tus habilidades para ayudar a otros en sus tareas. En el terreno personal, siempre he tenido suerte con mis jefes.

En una charla reciente con una de las personas que me encargan proyectos me comentaba que uno no sabe lo importante que es un buen equipo hasta que no se enfrenta ante una situación crítica que requiere precisamente de un equipo bien engrasado. Y lo mucho que valoraba el poder contar ciegamente con su gente. Al final resumió todo en una frase, una especie de broma personal: “When is raining shit massively, you'll better get a bunch of people who knows where the mop is and who is in the best moment that day to use it”.

Tango

 Y de repente dije “chan chan”

¿Y?

Y nada más, se acabó el tango viejo.

Película “El hijo de la novia”

(tiempo de lectura medio estimado, sin links: 4 mins)

Quizás sea la frase que más me ha marcado en una película. Uno de los personajes le cuenta al protagonista que tenía su vida encarrilada, con todo bien atado, y un camionero se llevó por delante a su mujer e hija. Dice que pasa dos años bebiendo, perdiendo amigos y el trabajo por el camino, pero una mañana se despierta hundido, se mira al espejo y se dice “chan chan”. Así acaba su cuesta abajo y empieza a reconstruirse.

Sin llegar al extremo del personaje de la película, a veces uno se deja llevar por el desánimo y la falta de motivación y empieza a viciar su situación con malos hábitos. Hoy, más de un autónomo, estudiante o desempleado se levantarán tarde y sin ganas de tirar de su proyecto, y lo que es peor, sucumbirán a ese desánimo para caer en una especie de inmovilismo que trascenderá mucho más allá de un día. O, ¿Cuánta gente se queja de su puesto laboral durante años, perdiendo las ganas y empeorando la calidad de su vida y de su trabajo, sin hacer nada para buscar un nuevo empleo?

Cuando la motivación no aparece, hay que tirar de oficio, de hacerlo porque hay que hacerlo. Las generaciones anteriores sabían más de esto que nosotros. Así que ahí van mis consejos, basados en prueba y error, y que me valen tanto para trabajar en casa (que es donde me vuelvo más estricto, aunque la mayoría funcionan también cuando es fuera), como para estudiar, buscar trabajo o cualquier otro proyecto de forma metódica:

- Plantéate una rutina estricta de horarios para el sueño. No te despiertes cuando hayas dormido suficiente, ni te acuestes sólo cuando tengas sueño. Mi día empieza a las 7 de la mañana y acaba a las 11 de la noche, salvo emergencias. Soy flexible porque uno no siempre está igual, pero la flexibilidad es de 15 minutos arriba o abajo. Hay que limitar las excusas, ni acabar de ver la película (casi todas las cadenas tienen un servicio de televisión a la carta), ni levantarme más tarde porque has tenido unos cuantos días productivos y has avanzado suficiente, para eso está el fin de semana. Las rutinas son difíciles de asumir, y si te las saltas un par de veces seguidas, las pierdes rápidamente. Aunque sea el trabajo fuera de casa quien marca tus horarios, sigue con la rutina, es bueno dormir bien para rendir mejor.

- Haz ejercicio. Yo suelo hacerlo a primera hora. Cuando otros están encerrados en sus coches, o en el tren, es buen momento para activar el cuerpo con algo de ejercicio. No hace falta matarse en el gimnasio durante dos horas, pero algunos ejercicios ya marcan diferencias, las hormonas generadas nos ayudan a centrarnos en el trabajo. Ya lo adelantaba en el post del martes. Lo más duro es empezar, y arrancar los días que ya nos despertamos cansados, no hay que pensarlo mucho, ponte las zapatillas y sal a pensarlo en la calle. Si trabajas fuera y no te ves capaz de salir a correr, volver y ducharte para ir a trabajar, intenta bajarte una parada antes o dejar el coche aparcado a un par de manzanas del trabajo y haz el resto caminando.

- Vístete como si fueras a trabajar. O al menos casi, no es necesario ponerse el traje, pero es bueno marcar una diferencia entre “estar en casa para trabajar” y “estar en casa descansando”. Parece una tontería, pero la mente es curiosa y hace conexiones sorprendentes. Si no puedes ir al trabajo en ropa deportiva, no trabajes desde casa en ropa deportiva.

- Delimita tu espacio de trabajo frente a familiares, compañeros de piso o compañeros de trabajo. A nadie le gusta que saques tu móvil y empieces a trabajar cuando estás con ellos de ocio, que entiendan que no puedes estar de charla cuando estás de trabajo.

- No hay que trabajar duro, hay que trabajar inteligente. Este principio es la alma mater de los ingenieros, cuya función histórica ha sido desarrollar soluciones que nos lleven a hacer mayor trabajo con menor esfuerzo. Casi todos los temas que me encargan vienen con fechas límite cercanas, la tentación de ponerme en modo vikingo y atacar la pila de tareas es enorme, pero he descubierto que me renta más dedicar un tiempo a organizarme, y luego ya ponerme a trabajar. Hay tareas que se hacen varias veces, o a las que tienes que volver recurrentemente, por mala planificación.

- Olvídate del móvil. No se otros, pero yo soy como un tren de mercancías, necesito un tiempo de concentración en un tema para empezar a coger ritmo y ser eficiente, si me paro a ver el whatsapp o el correo, luego tengo que volver a arrancar y no dejo de funcionar a medio gas. Prefiero no hacer descansos durante 3 o 4 horas para aprovechar el tirón y descansar más tiempo después. Sólo atiendo a llamadas, y para eso tampoco me hace falta mirar el móvil cada 10 minutos. La dependencia del móvil hace bajar elrendimiento hasta un 26%.

Lo más importante es conocerse uno mismo, y buscarse los métodos que te funcionan. Habrá quien prefiera meditación a deporte, o que el ritual del desayuno le ayude a centrarse y necesite dedicarle una hora. Todo es probar y evitar que sea la pereza o el miedo la que te dicte tu día a día.

Motivación

"A veces en la vida hay que saber luchar no sólo sin miedo, sino también sin esperanza." Alessandro Pertini.

(tiempo de lectura medio estimado, sin links: 1 min y 30 segs)

En multitud de ocasiones he hablado en este blog sobre la importancia de una buena política de motivación con los empleados (aquí y aquí). Un empleado motivado y uno desmotivado generalmente cobran lo mismo, y el primero ofrece más rendimiento. Pero, ¿es siempre responsabilidad del empleador?.

Uno no siempre se levanta con ganas de comerse el mundo. Una discusión con la pareja, una mala noticia, no haber dormido bien, hormonas (suena a broma, pero hacer deporte es un importante elemento motivador), etc.. Por mucho que intentemos separar ambientes, lo personal nos acompaña al trabajo, y lo laboral nos acompaña a casa. Ambos se retroalimentan.

Esta semana el post del martes (más técnico) y el del viernes (más personal) van a mezclarse un poco. Cuando la motivación depende de la empresa el abanico de opciones es más estándar, mejores prestaciones, reconocimiento de encargados o compañeros, retribuciones no monetarias, o flexibilidad de horarios. Cuando depende de cada uno inevitablemente se convierte en un maremágnum de opciones y de pequeños trucos personales.

En la última etapa de mi vida laboral buena parte mis proyectos los hago desde casa, se puede pensar que es ideal trabajar desde tu propia casa sin horarios fijos. Cuando lo comento en ciertos ambientes, algunos incluso me dicen que debe ser estupendo trabajar en pijama y bata.

No es tan sencillo, y no lo digo por no tener bata, que no la tengo, si no porque hay que ser muy estrictos para llegar al punto de ser eficiente. Un trabajo presencial también requiere de esa ayuda extra para rendir mejor, pero existen más factores externos: te controlan, el ambiente es propicio o un buen líder puede tirar hacia delante cuando otros no quieren moverse. En tu casa, en el mejor de los casos, estás tu sólo con todo ese trabajo por hacer.

Costumbres

"Las oportunidades pequeñas son el principio de las grandes empresas." Demóstenes.

(tiempo de lectura medio estimado: 1 min y 5 segs)

Estos días he hablado con gente de fuera de mi círculo habitual, y salió el tema de los viajes al extranjero y la forma de beber más allá de nuestras fronteras. Así que he rememorado mis jornadas en Irlanda. Allí el concepto de las tapas no se lleva. Si quieres algo extra debes pedirlo, y por supuesto, en los pubs normales, salvo para desayunar, no tienen más que patatas fritas de bolsa y chocolatinas. El tema de la comida es casi exclusivo de restaurantes con precios cercanos a lo prohibitivo. Dado que su consumo de alcohol es constante, y yo suelo intentar integrarme bien en el ambiente, más de una vez me veía con la necesidad de picotear algo con tanta cerveza.

Nunca me emborraché, mis jornadas de trabajo eran largas y sentía una gran responsabilidad con mi cometido, así que siempre controlé cuanto bebía para no pasarme y notar las consecuencias al día siguiente, lo que me hizo ganarme el apodo de “spanish little girl” en la familia que me alojaba.

Solía parar en la quinta pinta (mi limite de cerveza negra), lo que era realmente pronto y me dejaba mucho tiempo a lo largo de la noche para ver como los demás iban perdiendo la sobriedad, y a menudo la verticalidad. Echaba mucho de menos el concepto de sentarme tranquilamente en una terraza con unas raciones y unas cañas.

Si hubiera habido un lugar así, con mis costumbres, sin duda hubiera sido usuario asiduo en los domingos libres, y seguramente hubiera coincidido con unos cuantos españoles, deseosos de tener un rinconcito con sus costumbres.

Autolavado

"Escoger el momento es ahorrar tiempo." Francis Bacon

(tiempo de lectura medio estimado: 1 min y 40 segs)

Hay en Leganés un barrio formado por extremeños y andaluces, la mayor parte de ellos con raíces en pueblos medianos o grandes, donde el campo no daba para mucho y que vinieron a Madrid a buscarse la vida en los 50, 60 y 70. A estas alturas un buen porcentaje de ellos se han vuelto al pueblo a disfrutar de su jubilación, o se han movido a otros barrios.

Actualmente el barrio está repleto de edificios viejos, casi todos levantados en el boom de hace décadas. Sucesivas obras de mejora han dado un buen lavado de cara a las vías principales y tiene zonas bastante agradables, pero en el callejeo por su urbanismo desordenado se aprecia un cierto deterioro. Por mucho que pretendas cuidar una vivienda vieja, si no te dejas mucho dinero en ello se acaba notando su edad. No es exagerado, pero es palpable. Esto supone que los precios de casas y los alquileres sean más baratos que en el resto de la ciudad. Y que los jubilados deban compartir sus calles con la nueva población que parte con un presupuesto más ajustado, mayormente inmigrantes subsaharianos, latinos o estudiantes de la Universidad, que está en Leganés centro, pero colindando con este barrio.

Tengo que cruzarlo con cierta frecuencia y el otro día decidí callejear un poco. Vi un local repleto de gente, el único negocio con tirón, por encima incluso de los bares de aspecto ochentero (y no porque se lleve, si no porque nunca se han remodelado) con jubilados jugando al dominó: una lavandería de autoservicio. No se si lo ha montado alguien de aquí con mucha visión de futuro o, lo más probable, un inmigrante que ha traído esa costumbre, tan ajena a nosotros, de su propio entorno. Sólo he visto otra en Leganés pegando a la Universidad, intuyo que aprovechando el tirón de los estudiantes, pero con aparente bastante menos afluencia.

Aunque su público no sea la gente de aquí, que casi todos tenemos lavadoras en casa y la costumbre de lavar nuestra ropa dentro de casa, el dueño ha elegido el sitio y momento idóneo para montar tan peculiar negocio.